observatoire régional
de la santé et du social

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Catégorie : STRUCTURE

Publication : 3 juillet 2015

Locaux

Depuis février 1991, l’observatoire régional de la santé de Picardie, puis l’OR2S, se situe au deuxième étage du bâtiment F de la faculté de médecine, 3, rue des Louvels à Amiens. Il dispose de six pièces.

Par ailleurs, un local situé 145, route de Paris à Amiens permet d’accueillir une partie du personnel, essentiellement le personnel d’études. Outre un espace d’accueil et de restauration, il comprend six bureaux et une salle de réunion et de visioconférence au nom de Vladimir Guihenef, trésorier pendant toutes les années où la structure a porté le nom d'ORS de Picardie.

Depuis fin 2013, un local de trois pièces au sein de l’Atrium (espace régional de découverte scientifique et technique) est mis à disposition de l’OR2S par le conseil régional de Normandie pour son antenne (située au 115, boulevard de l’Europe à Rouen).

Une équipe pluridisciplinaire

En 2024, dix-sept personnes ont travaillé tout au long de l’année :

• une directrice (100 % ETP),

• une responsable administrative et ressources humaines (100 % ETP),

• un médecin de santé publique, directeur-adjoint Hauts-de-France (40 % ETP),

• une statisticienne, docteur en santé publique, directrice-adjointe Normandie (100 % ETP),

• un conseiller senior (80 % ETP),

• une gestionnaire de bases de données (100 % ETP),

• deux informaticiens responsables développement et support informatique (100 % ETP),

• une responsable de projet senior (60 % ETP),

• une démographe (80 % ETP),

• une sociologue-démographe, (100 % ETP),

• une statisticienne (100 % ETP pendant 10 mois puis 80 % ETP pendant 2 mois),

• une géographe (50 % ETP pendant 9 mois puis 100 % ETP pendant 3 mois) ;

• une psychologue (80 % ETP),

• un concepteur graphique (26 % ETP),

• une secrétaire, chargée de la PAO (100 % ETP).

• un expert en stratégie (15 % ETP),

Pour compléter cette équipe, l’OR2S a reçu la contribution, en 2024, de huit autres salariés, une interne de santé publique et deux stagiaires :

• un conseiller senior auprès de la directrice (80 % ETP pendant dix mois),

• deux data analyst (100 % ETP pendant neuf mois, pour l'un, et deux mois, pour l'autre),

• un développeur informatique (50 % ETP pendant huit mois),

• un technicien de données (80 % ETP pendant cinq mois),

• une sociologue-démographe, (80 % ETP pendant deux mois),

• un data scientist (100 % ETP pendant un mois), un médecin de santé publique (100 % ETP pendant une semaine),

• une interne de santé publique (100 % ETP, pendant quatre mois),

• un statisticien en stage (100 % ETP pendant dix semaines),

• une démographe en stage (100 % ETP pendant dix semaines.

L'équipe

  * Le délégué à la protection des données (DPD) est Loïc Thouvenot

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Publication : 3 juillet 2015

Hardware

L’intégralité des ordinateurs (Macintosh et PC) est en réseau ce qui permet une sauvegarde en continu. L’ensemble de la capacité des disques durs représente plusieurs centaines de To. Trois cubes de sauvegarde, deux fois huit disques de 3 To et une fois huit disques de 4 To, permettent de dupliquer l’ensemble du contenu des serveurs et des ordinateurs de l’OR2S. Ainsi, l’OR2S dispose de cinq serveurs PC (biprocesseurs - 2x4 cores 64 Go, 2x6 cores 144 Go, 2x8 cores 393 Go, 2x8 cores 768 Go, 2x10 cores 768 Go et 1x8 cores 128 Go de mémoire vive). En 2022, trois ordinateurs portables ont été acquis : un LG et deux Dell. Par ailleurs, deux Nas de 32 To complètent au local route de Paris le dispositif de sauvegarde.

Un contrat passé avec Canon comprend plusieurs imprimantes copieurs couleur. En 2022, une imprimante imagePRESS C265 a permis un renouvellement du parc avec un jeu de chaises musicales entre les trois sites de l’OR2S : l’imprimante Canon acquise en 2013 de l’antenne normande étant désormais au local route de Paris alors que celle de la faculté de médecine est située à l’Atrium.

Software

Pour les logiciels, de nombreuses licences ont été acquises : trente de Microsoft 365 business premium qui inclut 1 To de stockage en Cloud, quatre d’Antidote et cinquante de l’antivirus Bitdefender. Par ailleurs, l’OR2S utilise deux logiciels de PAO, deux logiciels de DAO (Adobe® Illustrator®) et deux logiciels de montage photographique (Adobe® PhotoshopCS®) qui sont actualisés en fonction des mises à jour. Il en va de même pour d’autres logiciels très ciblés répondant à des tâches bien spécifiques : Spad 8.2 et Stata™14 (logiciels pour le traitement statistique des données), NVivo 10 (logiciel d’analyse des données qualitatives) et Stat/Transfer 11 (logiciel permettant de convertir des fichiers de données en différents formats). Un logiciel de gestion des feuilles de paie Winfip+ et le logiciel de téléassistance TeamViewer sont également utilisés. Il est aussi à préciser que les sauvegardes sont effectuées en continu à travers le Cloud Microsoft, celles-ci étant sauvegardées quotidiennement sur un cube de sauvegarde.

L’OR2S utilise en outre des logiciels open source, tels que Thunderbird (client mail), ou Firefox (navigateur internet), le logiciel R (traitement statistique), Spyder (environnement de développement pour Python), la suite bureautique Libre Office, KeePass, Gimp (DAO). Enfin, un logiciel de saisie des horaires est également accessible à tous les personnels permettant la comptabilité analytique temps.

Autres matériels externes et internes

En 2021, le matériel de vidéoprojection a été renforcé par deux moniteurs (un de 75 pouces et un de 49 pouces), le plus grand disposant d’un mini PC. Une barre audio-vidéo complète le grand moniteur avec un micro et une caméra accompagné d’un micro externe. De plus, l’OR2S dispose de trois appareils d’enregistrement numérique, notamment utilisés lors de la tenue des différentes instances (AG et CA) et pour les travaux de nature qualitative pour les entretiens collectifs. Par ailleurs, l’OR2S, situé au sein du pôle santé de la faculté de médecine à Amiens, a la possibilité d’utiliser des outils numériques et informatiques en matière de vidéo ainsi que des moyens offerts par le service de reprographie. À l’Atrium, l’antenne normande dispose de certaines facilités : centre de documentation commun, salles de réunions modulables insonorisées dotées de vidéoprojecteurs, accès wifi et amphithéâtre d’une capacité d’environ 80 places assises équipé d’un système de retransmission en streaming.

Matériels au Criann

Dans le cadre du partenariat avec le Criann, les trois serveurs de production ont été renouvelés en 2022, deux ayant deux processeurs 12 coeurs et 256 Go de Ram et le troisième deux processeurs 20 coeurs et 768 Go de Ram. En 2022, deux firewall ont également été installés pour optimiser la sécurisation. Ces serveurs s’additionnent désormais aux huit serveurs et deux Nas (Network attached storage) installés en 2018 et 2019 dans une baie située dans une armoire informatique de l’espace sécurisé du Criann. Ces huit serveurs ont les caractéristiques suivantes : un de deux processeurs de 14 coeurs chacun et de 192 Go de Ram, une réplique de ce serveur d’un processeur de 4 coeurs et de 48 Go de Ram, un serveur avec deux processeurs ayant chacun 20 coeurs et 768 Go de Ram, un serveur avec deux processeurs de 14 coeurs et 192 Go de Ram, un serveur avec deux processeurs ayant chacun 20 coeurs et 768 Go de Ram, un serveur avec deux processeurs de 14 coeurs et 192 Go de Ram et deux serveurs de développement (deux processeurs de 8 coeurs et 128 Go de Ram chacun). Par ailleurs, deux Nas complètent le système informatique local, ayant chacun douze disques durs de 4 To. Enfin, des licences Windows serveurs ont été acquises qui couvrent au total 100 coeurs et une licence SQL Server, complétant le soft local.

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Publication : 3 juillet 2015

Evolution du budget et des financeurs

Le graphique ci-dessous permet de distinguer plusieurs périodes dans l’évolution budgétaire de l’ORS puis de l’OR2S depuis sa création (30 juin 1982) :

- la première période qui va de 1983(1) à 1985 est la mise en place de la structure avec une masse financière qui va logiquement s’accroître, du fait notamment du recrutement de salariés ;

- la deuxième commence en 1986 et va jusqu’en 1990 avec une érosion lente des moyens de l’ORS. La diminution des crédits affecte aussi bien l’enveloppe de l’État que celle des autres partenaires ;

- la troisième démarre en 1991 avec une croissance relativement linéaire jusqu’en 2004 qui correspond à une augmentation conjointe de la participation de l’État, du nombre accru de partenaires et à l’intégration d’un deuxième programme transfrontalier de santé dans le cadre d’Interreg III en 2003(2) ;

- la période suivante comprend les années 2005 à 2009, marquée par une relative stabilité des produits et des charges, hormis 2008 ;

- entre 2010 et 2015, une augmentation des produits est à nouveau constatée d’une année sur l’autre. Elle a été sensible en 2014 du fait de l’implication de plusieurs acteurs haut-normands ;

- depuis 2016, la situation apparaît différente d’une année sur l’autre avec un niveau des produits en 2022 supérieur à celui de 2018, le plus élevé de tous les exercices.

L’épisode de la Covid-19 qui s’est poursuivi en 2021 a, comme en 2020, nécessité quelques reports de travaux sur l’exercice 2022.

Côté charges en 2022, elles sont également supérieures à celle de 2018. Le différentiel entre produits et charges provient d’une régularisation de certains financements non intervenus les années précédentes.

(1) compte tenu des moyens non utilisés, le budget de 1983 n’est pas présenté volontairement sur le graphique.

(2) l’année 1994 est spécifique compte tenu de l’organisation du congrès national des ORS, impactant aussi les produits de 1995.

Évolution des produits et des charges de l’ORS Picardie, puis de l’OR2S, entre 1984 et 2022

(sans les engagements à réaliser sur subventions attribuées et les charges sur les exercices antérieurs)

Source : OR2S

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Publication : 3 juillet 2015

Personnel et horaires de travail

Le tableau de la page 36 du rapport d'activité permet de visualiser la répartition des heures de travail pour chaque personne ayant exercé une activité à l’OR2S en 2022, grâce à la comptabilité analytique temps mise en place depuis de nombreuses années. Ainsi, près de 31 700 heures ont été effectuées au cours de l’année, soit un niveau équivalent à celui enregistré en 2016 et, plus récemment, l’année passée. Tout compris, cela correspond à l’équivalent de 19,8 personnes à temps plein sur l’ensemble de l’année, sans tenir compte des heures qui ont été réalisées par certains administrateurs à titre bénévole, tout particulièrement la présidente et le président qui lui a succédé, le trésorier ou encore la secrétaire générale.

L’effectif des personnes ayant exercé une activité, soit sur l’ensemble de l’année, soit sur une partie de celle-ci, est un peu moins élevé que l’année passée (trente-et-un contre trente-trois, mais une personne avait eu une activité minime en 2021 -61 heures-). Sur cette base, la comparaison est de trente-et-une personnes ayant participé à l’activité 2022 contre vingt-sept sur les quatre exercices précédents. Il faut par ailleurs mentionner que des heures supplémentaires (pour un total annuel de 625) ont pu/dû être effectuées par douze salariés, pour permettre parfois le rendu de projets dans les temps impartis, mais aussi pour pallier les difficultés de recrutement pour certains travaux nécessitant des compétences spécifiques. Ce total d’heures supplémentaires est supérieur à celui réalisé l’année passée, valeur de l’ordre de celle des années antérieures tout en restant, de façon plus générale, très en retrait de celles de la période 2010-2015.

En analysant plus finement la répartition des diverses tâches et compte tenu du RGPD et du SNDS, la sécurisation des données et les développements d’outils spécifiques couplés à l’expertise, la conception et la gestion des bases de données représentent l’activité la plus importante au sein de l’OR2S avec 8 363 heures travaillées. Le total des heures réalisées pour ces deux activités complémentaires pour ce qui est de la gestion des bases de données est de l’ordre de celle de l’exercice précédent. Toutefois, l’utilisation adaptée des données fournies aux différents partenaires est également essentielle, c’est pourquoi la prestation autour d’Agit est à intégrer dans cette dynamique, soit un total de l’ordre de 9 000 heures. Le nombre de personnes impliquées pour cette partie est conséquent : vingt-neuf personnes l’ont été, cinq salariés dépassant les 400 heures sur ce travail, dont deux pour plus de 1 300 heures.

En dehors de ces tâches liées à la gestion des bases de données et aux développements informatiques s’y associant, l’activité qui arrive ensuite a trait au recueil Jesais avec 2 750 heures de travail en 2022, soit un retour au niveau de l’année 2020 après une année où l’activité avait été plus réduite. L’accompagnement des infirmier(ère)s est resté important tout au long de l’année et plusieurs documents ont été publiés, notamment sur les comparaisons spatio-temporelles. Arrive ensuite le projet mené avec les conseils départementaux des Hauts-de-France et, plus particulièrement, avec leurs services de la protection maternelle et infantile avec un peu plus de 1 700 heures en 2022. Ce projet se poursuivra en 2023, année où seront livrées les conclusions sur le fonctionnement des uns et des autres. La Plateforme sanitaire et sociale, action menée en liaison étroite avec l’Anthropo-Lab, laboratoire de l’université catholique de Lille, se situe un peu en dessous de 200 heures. Toutefois, outre le travail mené par Julien Salingue de ce laboratoire, il faut rajouter à ces heures, celles des membres du Groupe projet, et celles indirectes qui sont comprises dans la maintenance du site internet et des bases de données. Le Dataction engagé avec l’agence régionale de santé Hauts-de-France a été aussi important dans l’activité de l’OR2S, s’inscrivant dans le cadre du projet régional de santé ; il représente plus de 1 300 heures en 2022. Trois autres actions dépassent les 1 000 heures effectives. La première à mentionner a trait à la gestion des tâches diverses de fonctionnement et la démarche qualité avec un nombre d’heures du même ordre que le projet précédent, identique à cette tâche en 2020. L’observatoire santé environnement des Hauts-de-France est monté en puissance en 2022 et représente près de 1 250 heures, avec des travaux portant notamment sur les thématiques de l’air extérieur, de l’eau et du bruit. Le dernier projet avec plus de 1 000 heures concerne le diagnostic réalisé sur la communauté d’agglomération Valenciennes Métropole avec deux dimensions complémentaires : qualitative et quantitative. Ce décompte occulte toutefois une part importante de l’activité de l’OR2S dans les aspects santé travail, notamment avec l’accompagnement de la Dreets de Normandie pour le PRST4, mais aussi pour la production de deux documents chiffres clés, l’un généraliste et l’autre spécifique sur les accidents du travail. Cela représente 850 heures travaillées, heures auxquelles il faut rajouter celles concernant Evrest (880 heures) et celles portant sur les maladies à caractère professionnel (750 heures) pour ainsi s’étendre à toute la thématique santé travail. Les derniers projets à mentionner se situent en deçà des 1 000 heures. Le premier, conséquent d’année en année compte tenu de l’extension des recueils, est mené pour l’ARS Hauts-de-France sur les établissements accueillant des personnes âgées ; il est d'un peu plus de 800 heures. Le deuxième concerne l’enquête menée auprès des étudiants normands en liaison avec l’ORS-Creai Normandie (760 heures) et le troisième porte sur la réalisation d’un diagnostic sur la métropole Rouen Normandie (660 heures). En cumulant les documents produits dans les Hauts-de-France et en Normandie, le Baromètre santé est à citer avec 670 heures, réparties à peu près équitablement entre les deux régions.

Évolution des heures travaillées suivant la nature de l’activité

Avec 31 673 heures travaillées, l’année 2022 se situe au niveau de l’exercice précédent. L’année 2015 demeure l’année la plus importante en termes d’heures travaillées avec plus de 37 500 heures.

Avec près de 16 000 heures travaillées, la partie « Études » représente le nombre d’heures le plus notable de l’activité 2022, le plus important de l’ensemble des exercices de l’OR2S jamais enregistré (2 000 heures de plus que le plus élevé) : l’ensemble des études représente ainsi 50 % des heures travaillées, soit dix points de plus qu’en 2021. Toutefois, au sein de cette partie, il serait nécessaire d’isoler quelques projets qui constituent une activité récurrente de l’OR2S. Ainsi, sont à mentionner la santé des jeunes (Jesais, EnJEU Santé, santé des étudiants avec l’ORS-Creai Normandie) pour 3 600 heures, toute la démarche santé travail qui représente près de 2 500 heures à travers plusieurs projets, l’observatoire santé environnement pour 1 250 heures et les enquêtes barométriques pour près de 700 heures.

Les bases de données constituent le deuxième pôle d’activité le plus conséquent au sein de l’OR2S avec près de 9 000 heures, soit un nombre au niveau des années précédentes, hormis l’an passé qui était le plus important jamais enregistré avec 3 000 heures de plus qu’en 2022.

L’observation sociale apparaît ensuite dans l’activité avec un nombre d’heures un peu en deçà de celui de l’exercice précédent : 2 115 heures en 2022 contre 4 000 en 2021.

La dynamique Santé observée est, en revanche, en augmentation par rapport à l’exercice précédent mais demeure du même ordre qu’en 2019.

Les aspects de gestion et les réunions continuent d’être à un niveau en deçà des 1 400 heures comme ce fût le cas lors des deux exercices précédents. Cela représente une part pour cette partie de 4 % alors qu’elle a été de 10 %, voire de plus de 15 % par le passé.

Concernant l’accompagnement des politiques de santé, celui-ci est redevenu plus important en 2022 du fait de la part prise par l’OR2S lors de la concertation réalisée dans le cadre du conseil national de la refondation bien que restant en retrait par rapport au début des années 2010.

La fonction de documentation s’est réduite progressivement à mesure du temps, dans une complémentarité avec la structure chargée de l’éducation pour la santé. Elle n’apparaît pas en 2022 comme lors des trois dernières années.

Évolution du nombre d’heures annuelles de travail effectivement réalisées depuis 1995, en fonction des principaux postes pérennes d’activité

Source : OR2S

* comprend le traitement des bases de données et la maintenance des sites Internet, des bases de données et les développements informatiques.

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Publication : 3 juillet 2015

Une partie de l’activité de l’OR2S est logiquement consacrée aux tâches courantes de gestion de la structure qui peuvent être distribuées en deux groupes :

- l’enregistrement des écritures financières (qui sont transmises ensuite au cabinet d’expertise comptable), l’établissement des fiches de paie, le remplissage des bordereaux concernant les charges sociales et l’écriture de la DADS ;

- une partie administrative qui comprend les courriers, la préparation des réunions (assemblée générale, conseil d’administration, bureau), leurs comptes rendus et la réalisation du rapport d’activité. L’organisation administrative des Plateformes (Copil, Groupe projet, comité de suivi) en fait également partie.

Par ailleurs, sont prises en compte dans cette partie les tâches d’entretien des locaux et toutes les fonctions ne pouvant être comptabilisées dans un autre poste, notamment les réponses aux appels à projets ou les contacts préalables à de potentielles actions.